Rechnungen richtig schreiben: Der komplette Leitfaden

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für rechtliche Fragen zu deiner konkreten Situation wende dich bitte an einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.

Warum professionelle Rechnungen wichtig sind

Eine gute Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Sie zeigt Professionalität, schützt dich rechtlich und sorgt dafür, dass du pünktlich bezahlt wirst. Egal ob du als Freelancer deine erste Rechnung schreibst oder als Kleinunternehmer deinen Abrechnungsprozess optimieren willst: Es lohnt sich, das richtig zu machen.

Pflichtangaben auf jeder Rechnung

In Deutschland schreibt das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) bestimmte Pflichtangaben vor. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers, also deine Daten
  • Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
  • Fortlaufende Rechnungsnummer, eindeutig und lückenlos
  • Rechnungsdatum
  • Leistungsdatum oder Lieferdatum, also wann die Leistung erbracht wurde
  • Genaue Beschreibung der Leistung oder Ware
  • Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag (falls USt-pflichtig)
  • Bruttobetrag
  • Steuernummer oder USt-IdNr.

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG musst du einen Hinweis aufnehmen, dass keine Umsatzsteuer erhoben wird, z. B.: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Rechnung übersichtlich aufbauen

Ein klares Layout hilft deinem Kunden, die Rechnung schnell zu bearbeiten. So baust du sie am besten auf:

  1. Kopfbereich: Dein Logo, Firmenname und Kontaktdaten
  2. Kundendaten: Name, Adresse und ggf. Referenznummern
  3. Rechnungsdetails: Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsziel
  4. Einzelpositionen: Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Zeilensumme
  5. Summenblock: Zwischensumme, USt-Aufschlüsselung und Gesamtbetrag
  6. Zahlungsinformationen: Bankverbindung oder Zahlungslink
  7. Fußzeile: Rechtliche Hinweise, Steuernummer und AGB-Verweis

Häufige Fehler beim Rechnungen schreiben

Selbst erfahrene Unternehmer machen diese Fehler:

  • Fehlende oder doppelte Rechnungsnummern. Das führt zu Problemen bei der Steuerprüfung. Nutze immer fortlaufende Nummern.
  • Ungenaue Leistungsbeschreibung. „Beratung" reicht nicht. Schreibe stattdessen: „UX-Design-Beratung für Website-Relaunch, 8 Stunden."
  • Falscher USt-Ausweis. Umsatzsteuer auszuweisen, obwohl du Kleinunternehmer bist (oder umgekehrt), kann zu Nachzahlungen führen.
  • Kein Zahlungsziel. Gib immer an, bis wann gezahlt werden soll, z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen".
  • Rechnungen zu spät versenden. Je schneller du rechnest, desto schneller wirst du bezahlt. Am besten innerhalb von 24 Stunden nach Projektabschluss.

Zahlungsbedingungen richtig festlegen

Deine Zahlungsbedingungen setzen klare Erwartungen. Gängige Optionen:

  • Sofort fällig: Zahlung direkt nach Rechnungserhalt
  • 14 Tage netto / 30 Tage netto: Zahlung innerhalb von 14 oder 30 Tagen
  • Skonto: z. B. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen"

Für Freelancer, die mit neuen Kunden arbeiten, sind kürzere Zahlungsziele (14 Tage netto) sicherer. Bei größeren Projekten kannst du auch eine Anzahlung vereinbaren.

Digitale vs. Papier-Rechnungen

Digitale Rechnungen sind nicht nur praktischer. Sie lassen sich auch leichter nachverfolgen, durchsuchen und archivieren. In der EU sind digitale Rechnungen rechtlich gleichgestellt, solange sie die gleichen Pflichtangaben enthalten. Wichtig: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinn. Was dahintersteckt, liest du im nächsten Abschnitt.

Mit einer Rechnungssoftware wie revoBill kannst du:

  • Rechnungen aus Vorlagen in Sekunden erstellen
  • Rechnungsnummern automatisch fortlaufend vergeben
  • Den Zahlungsstatus auf einen Blick sehen
  • Daten für deinen Steuerberater exportieren

E-Rechnung: Was gilt seit 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im deutschen B2B-Geschäft schrittweise Pflicht, zunächst beim Empfang: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach eine PDF. Gemeint ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Eine PDF gilt rechtlich nur noch als „sonstige Rechnung".

Die wichtigsten Eckpunkte:

  • Seit 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Papier und PDF dürfen übergangsweise weiter verschickt werden (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers).
  • Ab 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz müssen im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
  • Ab 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Geschäft.
  • Ausnahmen: Rechnungen an Privatkunden (B2C) und Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR sind nicht betroffen. Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen, aber welche empfangen können.

Wann du zuerst ein Angebot schreiben solltest

Bei größeren Projekten oder neuen Kunden ist es sinnvoll, zuerst ein Angebot zu versenden. Das legt Umfang und Kosten fest, bevor die Arbeit beginnt, und vermeidet spätere Streitigkeiten. Sobald der Kunde zustimmt, wandelst du das Angebot direkt in eine Rechnung um. revoBill macht das automatisch.

Aufbewahrungspflichten beachten

Seit dem 1. Januar 2025 musst du Rechnungen in Deutschland 8 Jahre lang aufbewahren, vorher waren es 10 Jahre. Verkürzt wurde die Frist durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Für Bücher und Jahresabschlüsse bleibt es bei 10 Jahren. Ein gutes Rechnungsprogramm macht die Aufbewahrung mühelos, indem es alles digital speichert und dir den Export jederzeit ermöglicht. Wie deine Ablage den Anforderungen des Finanzamts entspricht, liest du im Beitrag GoBD-konforme Rechnungen.

Weiterführende Themen

Bereit, professionelle Rechnungen in Sekunden zu erstellen? Teste revoBill, das einfache Rechnungstool für Freelancer und Kleinunternehmer.

Zur App

/de/blog/invoice-guide