E-Rechnungspflicht 2027: Was Freelancer und Kleinunternehmer jetzt wissen müssen

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für Fragen zu deiner konkreten Situation wende dich bitte an einen Steuerberater.

Was ist eine E-Rechnung wirklich?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, die maschinell ausgelesen und verarbeitet werden kann. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD.

Der wichtigste Satz vorweg, weil hier die meisten Missverständnisse anfangen: Eine PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn du sie per E-Mail verschickst, auch nicht, wenn sie schön aussieht. Rechtlich zählt eine PDF seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung". Entscheidend ist nicht, dass die Rechnung digital ist, sondern dass ihr Inhalt strukturiert vorliegt, also als Datensatz und nicht als Bild von einem Dokument.

Eine praktische Folge davon: Eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format darfst du nur mit Zustimmung des Empfängers verschicken. Für eine echte E-Rechnung brauchst du diese Zustimmung nicht.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für dich?

Die Pflicht kommt in zwei Schritten, und sie sind ungleich verteilt. Empfangen mussten alle schon lange vor dem Ausstellen.

  • Seit dem 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Das gilt ab dem ersten Tag und ohne Übergangsfrist.
  • Ab dem 1. Januar 2027: Wer 2026 mehr als 800.000 EUR Gesamtumsatz hatte, muss im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
  • Ab dem 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Geschäft.

Technisch funktioniert das anders, als es meistens beschrieben wird. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt im Gesetz bereits seit 2025. Was bis dahin hilft, sind die Übergangsregelungen in §27 Abs. 38 UStG, die das Ausstellen von Papier- und sonstigen Rechnungen befristet weiter erlauben:

  • Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 darf jedes Unternehmen weiter auf Papier abrechnen, und mit Zustimmung des Empfängers auch in einem anderen elektronischen Format.
  • Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr, also 2026, nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat.

Der Unterschied ist mehr als Wortklauberei. Es beginnt nichts Neues, sondern eine Erlaubnis läuft aus. Und die Grenze von 800.000 EUR misst sich an deinem Umsatz 2026, nicht an dem des Jahres, in dem du die Rechnung schreibst.

Was ist mit Rechnungen an Privatkunden?

Die bleiben außen vor. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) kannst du weiter als PDF oder auf Papier schicken.

Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrausweise.

Und im Geschäft mit Behörden?

Das ist ein eigenes, älteres Regime. Wer an öffentliche Auftraggeber des Bundes liefert, stellt schon seit 2020 elektronisch zu, in der Regel als XRechnung und über ein Verwaltungsportal, häufig mit einer Leitweg-ID als Adressierungsmerkmal. Die Details unterscheiden sich je nach Bundesland.

Wenn du also an Behörden fakturierst, betrifft dich XRechnung längst, unabhängig von den Fristen für das B2B-Geschäft.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein, und zwar dauerhaft nicht. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung ausgenommen. Das ist keine Übergangsfrist, die 2028 abläuft.

Empfangen müssen sie trotzdem. Die Finanzverwaltung stellt ausdrücklich klar, dass die Pflicht, die technischen Voraussetzungen für den Empfang zu schaffen, auch dann gilt, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach §19 UStG unterliegt.

Das ist die Asymmetrie, die man kennen sollte: Als Kleinunternehmer darfst du weiter PDFs schreiben, musst aber E-Rechnungen deiner Lieferanten annehmen und aufbewahren können.

Was passiert, wenn du keine E-Rechnung empfangen kannst?

Nichts Gutes, und das ist der Punkt, den fast alle Ratgeber auslassen.

Wer technisch nicht in der Lage ist, eine E-Rechnung zu empfangen, oder die Annahme schlicht verweigert, hat kein Anrecht auf eine alternative Rechnung in einem anderen Format. Der Rechnungsaussteller muss dir also keine PDF hinterherschicken.

Mehr noch: Die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Ausstellers gelten auch dann als erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat, etwa belegt durch ein Sendeprotokoll. Die Rechnung ist damit in der Welt, auch wenn sie bei dir nie ankommt.

Praktisch heißt das: Das Risiko liegt bei dir als Empfänger, nicht beim Absender. Ohne Rechnung wird es mit dem Vorsteuerabzug schwierig.

Die gute Nachricht ist, dass die Hürde niedrig ist. Ein E-Mail-Postfach genügt, und ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist ausdrücklich nicht erforderlich. Du musst also nichts einrichten, was du nicht ohnehin hast.

XRechnung oder ZUGFeRD: was ist der Unterschied?

Beide erfüllen die Norm, aber sie lösen das Problem unterschiedlich:

  • XRechnung ist eine reine XML-Datei. Ein Mensch kann sie ohne Viewer praktisch nicht lesen, eine Maschine dafür fehlerfrei. Im Behördenumfeld ist sie der Standard.
  • ZUGFeRD ist ein Hybrid: eine PDF, in die der XML-Datensatz eingebettet ist. Dein Kunde sieht eine ganz normale Rechnung, seine Software liest die Daten trotzdem strukturiert aus.

Für den Gesetzgeber sind beide gleichwertig. Der Unterschied ist praktisch: Wenn deine Kunden ihre Rechnungen noch von Hand prüfen, ist ZUGFeRD angenehmer. Wenn du an Behörden lieferst, führt an XRechnung selten ein Weg vorbei.

Wie bewahrst du eine E-Rechnung richtig auf?

Hier steckt der Fehler, der später teuer wird. Die Aufbewahrung muss grundsätzlich im empfangenen Format erfolgen, und bei einer E-Rechnung ist zumindest ihr strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Übersetzt: Bekommst du eine ZUGFeRD-Rechnung und druckst sie als PDF aus oder speicherst nur die sichtbare Seite, hast du das Falsche archiviert. Das aufbewahrungspflichtige Original ist der XML-Datensatz, nicht die hübsche Ansicht davon.

Zwei Entlastungen dazu:

  • Allein deshalb, weil du E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems speicherst und archivierst, liegt für Zwecke der Umsatzsteuer regelmäßig kein Verstoß gegen §14b Abs. 1 UStG vor. Die Pflichten aus der AO und den GoBD bleiben davon unberührt.
  • Die Frist ist dieselbe wie bei jeder anderen Rechnung: 8 Jahre, seit 2025 verkürzt von 10.

Wie die Fristen genau laufen und ab wann sie zu zählen beginnen, steht unter Aufbewahrungspflichten für Rechnungen. Wie deine Ablage insgesamt den Anforderungen genügt, liest du unter GoBD-konforme Rechnungen.

Was gilt für Dauerrechnungen und Abos?

Für Dauerschuldverhältnisse, also Retainer, Mietverträge oder monatliche Pauschalen, gibt es drei Erleichterungen, die viel Arbeit sparen:

  • Es genügt, einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, in der der zugrundeliegende Vertrag als Anhang enthalten ist oder aus deren Inhalt klar hervorgeht, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
  • Solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern, musst du eine zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnung nicht nachträglich auf E-Rechnung umstellen.
  • Als Rechnungsnummer im strukturierten Teil reicht eine einmalige Nummer aus dem Vertrag, etwa eine Objekt- oder Kundennummer. Einzelne Zahlungsbelege brauchen keine eigene fortlaufende Nummer.

Ändern sich die Pflichtangaben nach §§14, 14a UStG, zum Beispiel bei einer Preiserhöhung, muss die ursprüngliche E-Rechnung berichtigt oder eine neue ausgestellt werden. Mehr dazu und zur Einrichtung im Tool steht unter automatisierte Rechnungsstellung.

Wie korrigierst du eine E-Rechnung?

Im selben Format, in dem du sie ausgestellt hast. Eine E-Rechnung wird nicht durch eine PDF storniert.

Die Korrektur muss die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung und deren Ausstellungsdatum enthalten, in den strukturierten Feldern BT-25 und BT-26. Fehlt das, ordnet die Korrektur sich der Ursprungsrechnung nicht zu und hat steuerlich keine Wirkung. Der vollständige Ablauf steht unter Stornorechnung schreiben.

Wie stellst du eine E-Rechnung aus?

Du brauchst dafür kein Buchhaltungssystem. Ein Rechnungsprogramm, das die Formate beherrscht, genügt, und das ist inzwischen der Normalfall.

revoBill erstellt E-Rechnungen im Format XRechnung, ohne Mengenbegrenzung und ohne Kosten. ZUGFeRD ist derzeit nicht dabei. Wenn deine Kunden das hybride Format verlangen, zeigt der Rechnungssoftware Vergleich, welche Tools beide Formate abdecken und zu welchen Bedingungen.

Worauf du beim Umstieg achten solltest:

  1. Stammdaten vollständig machen. Für den strukturierten Datensatz brauchst du saubere Angaben zu Kunde, Steuernummer und Bankverbindung. Lücken, die in einer PDF niemandem auffallen, lassen eine E-Rechnung ungültig werden.
  2. Ein Testdokument verschicken. Lass dir von einem Kunden bestätigen, dass seine Software die Datei einlesen kann, bevor du umstellst.
  3. Archivierung prüfen. Stelle sicher, dass dein Tool den strukturierten Teil speichert und exportierbar hält, nicht nur eine Vorschau.
  4. Den Empfang klären. Du bist seit 2025 verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Prüfe, ob deine Ablage eingehende XML-Dateien überhaupt behält.

Häufige Fehler

  • Die PDF für eine E-Rechnung halten. Der häufigste Irrtum überhaupt, und die Grundlage für fast alle anderen.
  • Nur die Sichtansicht archivieren. Bei ZUGFeRD ist der eingebettete Datensatz das Original.
  • Auf eine Übergangsfrist vertrauen, die für dich nicht gilt. Die Verlängerung bis Ende 2027 hängt an deinem Umsatz 2026.
  • Als Kleinunternehmer den Empfang ignorieren. Die Ausnahme gilt fürs Ausstellen, nicht fürs Empfangen.
  • Eine E-Rechnung mit einer PDF stornieren. Die Korrektur gehört in dasselbe Format.

Weiterführende Themen

Du willst XRechnungen ausstellen, ohne dafür ein Buchhaltungspaket zu abonnieren? Teste revoBill, das kostenlose Rechnungsprogramm für Freelancer und Kleinunternehmer.

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