Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für rechtliche Fragen zu deiner konkreten Situation wende dich bitte an einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG befreit dich von der Umsatzsteuer. Du musst keine USt auf deinen Rechnungen ausweisen, keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben und keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Im Gegenzug darfst du aber auch keine Vorsteuer von deinen Einkäufen abziehen.
Du kannst die Regelung nutzen, wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 EUR lag und im laufenden Jahr 100.000 EUR nicht überschreitet. Beide Grenzen gelten seit der Reform 2025 und beziehen sich auf den tatsächlichen Umsatz, nicht auf eine Prognose.
Wer profitiert davon?
Die Kleinunternehmerregelung ist besonders sinnvoll für:
- Freelancer und Solopreneure, die hauptsächlich an Privatkunden verkaufen
- Nebenberuflich Selbstständige mit überschaubarem Umsatz
- Gründer in der Anfangsphase, die den Verwaltungsaufwand gering halten wollen
Wenn deine Kunden überwiegend Unternehmen sind, kann es sich lohnen, auf die Regelung zu verzichten. Geschäftskunden können die USt als Vorsteuer abziehen, für sie macht es preislich keinen Unterschied.
Was muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?
Deine Rechnung braucht alle üblichen Pflichtangaben nach §14 UStG. Zusätzlich gelten ein paar Besonderheiten:
Pflichtangaben (wie bei jeder Rechnung)
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungsdatum oder Lieferdatum
- Genaue Beschreibung der Leistung
- Rechnungsbetrag
Was anders ist als bei regulären Rechnungen
- Kein Umsatzsteuer-Ausweis. Du darfst weder einen Steuersatz noch einen Steuerbetrag auf der Rechnung angeben. Tust du es trotzdem, schuldest du dem Finanzamt diesen Betrag (§14c UStG).
- Nur Bruttobeträge. Da keine USt anfällt, gibt es keine Netto/Brutto-Unterscheidung. Du nennst einfach den Gesamtbetrag.
- Hinweis auf §19 UStG ist Pflicht. Du musst auf der Rechnung vermerken, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
Die richtige Formulierung für den §19-Hinweis
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Formulierung, aber der Hinweis muss eindeutig sein. Gängige Varianten:
- „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
- „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG."
- „Als Kleinunternehmer im Sinne von §19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Die erste Variante ist am verbreitetsten und völlig ausreichend. Halte es kurz und klar.
Beispiel: So sieht eine korrekte Rechnung aus
Hier die wichtigsten Felder einer Kleinunternehmer-Rechnung im Überblick:
- Rechnungsnummer: 2026-042
- Rechnungsdatum: 05.03.2026
- Leistungsdatum: Februar 2026
- Leistung: Logo-Design und Brand Guidelines
- Betrag: 1.200,00 EUR
- Hinweis: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, keine Netto/Brutto-Aufschlüsselung. Einfach der Gesamtbetrag und der Hinweis.
Häufige Fehler bei Kleinunternehmer-Rechnungen
Diese Fehler sehen wir regelmäßig:
- Umsatzsteuer trotzdem ausweisen. Auch 0 % USt auszuweisen ist falsch. Lass die Steuerzeilen komplett weg.
- §19-Hinweis vergessen. Ohne den Hinweis ist die Rechnung formal nicht korrekt. Manche Kunden (besonders Unternehmen) werden nachhaken.
- „Netto" und „Brutto" verwenden. Bei Kleinunternehmer-Rechnungen gibt es diese Unterscheidung nicht. Schreibe einfach „Betrag" oder „Gesamtbetrag".
- Umsatzgrenze überschreiten, ohne es zu merken. Prüfe regelmäßig deinen Jahresumsatz. Überschreitest du die Grenze, musst du ab sofort Umsatzsteuer ausweisen.
- USt-IdNr. auf der Rechnung angeben. Als Kleinunternehmer hast du in der Regel keine USt-IdNr. und brauchst auch keine. Nutze deine Steuernummer.
Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung nicht?
Die Regelung ist nicht immer die beste Wahl:
- Hohe Investitionskosten. Wenn du viel für Equipment, Software oder Material ausgibst, verlierst du den Vorsteuerabzug. Bei teuren Anschaffungen kann das ins Gewicht fallen.
- Überwiegend B2B-Kunden. Geschäftskunden ziehen die USt ab. Für sie ist dein Preis identisch, ob mit oder ohne USt. Du verlierst nur den Vorsteuerabzug.
- Schnelles Wachstum. Wenn du die Umsatzgrenze bald überschreitest, sparst du dir den Wechsel und die Umstellung deiner Rechnungen, indem du gleich regulär abrechnest.
Umsatzgrenzen im Blick behalten
Seit 2025 gelten neue Grenzen für die Kleinunternehmerregelung:
- Vorjahresumsatz: maximal 25.000 EUR
- Laufendes Jahr: maximal 100.000 EUR (tatsächlicher Umsatz, keine Prognose)
Die 100.000-EUR-Grenze ist eine harte Grenze: Überschreitest du sie im laufenden Jahr, endet die Kleinunternehmerregelung sofort. Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, unterliegt der Regelbesteuerung. Alle Umsätze davor bleiben steuerfrei. Behalte deine Zahlen also im Blick.
Für grenzüberschreitende Geschäfte gibt es seit 2025 außerdem eine EU-Kleinunternehmerregelung: Wer EU-weit unter 100.000 EUR Jahresumsatz bleibt, kann die Befreiung über eine Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern auch in anderen EU-Ländern nutzen.
Musst du als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Du darfst deine Rechnungen weiter als PDF oder auf Papier verschicken, auch an Geschäftskunden.
Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland, auch Kleinunternehmer, strukturierte E-Rechnungen (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD) annehmen können, wenn ein Lieferant sie schickt. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Mehr dazu im Abschnitt E-Rechnung im Rechnungs-Leitfaden.
Rechnungen als Kleinunternehmer effizient erstellen
Mit einem Rechnungstool sparst du dir die manuelle Arbeit und vermeidest Fehler. Welche Programme sich für Kleinunternehmer eignen, zeigt der Rechnungssoftware Vergleich. Die wichtigsten Vorteile:
- Der §19-Hinweis wird automatisch auf jede Rechnung gesetzt
- Keine versehentliche USt-Ausweisung möglich
- Fortlaufende Rechnungsnummern werden automatisch vergeben
- Deine Rechnungen sehen professionell aus, auch ohne Steuerberater
Weiterführende Themen
- Kompletter Leitfaden zum Rechnungschreiben: Pflichtangaben, Zahlungsziele und typische Fehler.
- Steuer-Grundlagen für Freelancer: Wie Umsatzsteuer, Einkommensteuer und Kleinunternehmerregelung zusammenhängen.
- Vorlage für Kleinunternehmer-Rechnungen: Ein Muster, das du direkt anpassen kannst.
- Kostenlose Vorlagen zum Herunterladen: Rechnung, Angebot, Mahnung und Stornorechnung als Word- und Excel-kompatible Dateien.
Bereit, rechtssichere Rechnungen als Kleinunternehmer zu erstellen? Teste revoBill, das einfache Rechnungstool für Freelancer und Kleinunternehmer.