Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für Fragen zu deiner konkreten Situation wende dich bitte an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.
Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung ist eine Rechnungskorrektur, die eine bereits verschickte Rechnung rückgängig macht. Sie enthält die gleichen Positionen wie das Original, allerdings mit negativen Beträgen. Buchhalterisch gleicht sie die fehlerhafte oder gegenstandslose Rechnung wieder aus.
Sobald du eine Rechnung an deinen Kunden oder ans Finanzamt übermittelt hast, kannst du sie nicht mehr einfach löschen oder ändern. Die Rechnungsnummer ist vergeben, die Umsatzsteuer wird fällig. Der saubere Weg ist eine Stornorechnung plus gegebenenfalls eine neue, korrekte Rechnung.
Wann brauchst du eine Stornorechnung?
Typische Anlässe:
- Falscher Rechnungsempfänger: Die Rechnung ging an die falsche Firma oder Adresse.
- Falscher Betrag oder Steuersatz: Du hast 19 % statt 7 % angesetzt oder dich in der Summe vertan.
- Fehlende oder falsche Pflichtangaben: Steuernummer, Leistungszeitraum oder Rechnungsnummer sind fehlerhaft.
- Leistung wurde nicht erbracht oder zurückgegeben: Der Auftrag wurde storniert oder die Ware zurückgesendet.
- Teilstornierung: Nur ein Teil der Leistung entfällt, zum Beispiel ein zurückgegebener Artikel.
- Rabatt oder Skonto nachträglich: Du gewährst nach Rechnungsstellung einen Preisnachlass.
Wichtig: Bei kleinen Tippfehlern ohne steuerliche Auswirkung (zum Beispiel ein falscher Nachname) reicht oft ein einfaches Korrekturschreiben, das sich auf die Originalrechnung bezieht. Sobald sich aber Beträge oder Umsatzsteuer ändern, brauchst du eine formale Stornorechnung.
Stornorechnung oder Gutschrift? Der wichtige Unterschied
Im Alltag werden beide Begriffe oft synonym verwendet. Steuerrechtlich ist das seit 2013 problematisch:
- Gutschrift im Sinne des §14 Abs. 2 UStG: Der Leistungsempfänger stellt die Rechnung aus, nicht der Leistende. Das kommt zum Beispiel bei Affiliate-Auszahlungen oder bei Autoren und Verlagen vor.
- Kaufmännische Gutschrift (umgangssprachlich): Wird oft verwendet, wenn eigentlich eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur gemeint ist.
Seit der Änderung durch das Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz gilt: Wenn du ein Dokument fälschlich mit „Gutschrift" bezeichnest, obwohl es eine Stornorechnung ist, kann das steuerlich Probleme machen. Im schlimmsten Fall schuldest du die darin ausgewiesene Umsatzsteuer zusätzlich (§14c UStG).
Die sichere Wahl: Nenne das Dokument „Stornorechnung" oder „Rechnungskorrektur". Den Begriff „Gutschrift" reservierst du für die echten Fälle aus §14 Abs. 2 UStG.
Pflichtangaben auf der Stornorechnung
Eine Stornorechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine reguläre Rechnung (§14 Abs. 4 UStG), plus einen klaren Bezug zum Original:
- Deine vollständigen Daten: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr.
- Kundendaten: Name und Anschrift des Kunden
- Neue, fortlaufende Rechnungsnummer: Du vergibst eine neue Nummer, die Originalnummer wird nicht wiederverwendet.
- Ausstellungsdatum der Stornorechnung
- Leistungszeitraum (identisch mit dem Original)
- Bezeichnung als „Stornorechnung" oder „Rechnungskorrektur"
- Bezug zur Originalrechnung: Originalrechnungsnummer und Originalrechnungsdatum
- Die stornierten Positionen mit negativen Beträgen (Minuszeichen)
- Steuersatz und Umsatzsteuer ebenfalls mit negativem Vorzeichen
- Grund der Stornierung (empfohlen, nicht Pflicht)
Für Kleinunternehmer nach §19 UStG entfällt die Umsatzsteuer, dafür muss der übliche Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auch auf der Stornorechnung stehen. Details dazu findest du im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.
Schritt für Schritt: Stornorechnung erstellen
- Originalrechnung heraussuchen. Notiere Rechnungsnummer, Datum und alle Positionen.
- Neue Rechnungsnummer vergeben. Lückenlos fortlaufend, wie bei jeder anderen Rechnung.
- Dokument als „Stornorechnung" betiteln. Nicht „Gutschrift" nennen.
- Originalbezug klar herstellen. „Storno der Rechnung Nr. 2026-0123 vom 05.04.2026".
- Positionen 1 zu 1 übernehmen, aber mit Minus. Auch die Umsatzsteuer wird negativ ausgewiesen.
- Grund angeben. Kurz und sachlich, zum Beispiel „Auftrag storniert" oder „Falscher Steuersatz".
- An den Kunden verschicken. Und ablegen wie jede andere Rechnung auch.
- Korrigierte Rechnung erstellen (falls nötig). Mit neuer Rechnungsnummer und korrekten Daten.
Vorlage: Stornorechnung
So kann eine einfache Stornorechnung aussehen:
Stornorechnung
[Dein Name / Firmenname] [Anschrift] Steuernummer: [XXX/XXX/XXXXX]
An: [Kundenname und Anschrift]
Stornorechnungsnummer: 2026-0187 Datum: 24.04.2026
Storno der Rechnung Nr. 2026-0123 vom 05.04.2026 Grund: Auftrag durch Kunden storniert
Position Beschreibung Menge Einzelpreis Summe 1 Webdesign Paket 1 -1.500,00 EUR -1.500,00 EUR Nettobetrag: -1.500,00 EUR Umsatzsteuer 19 %: -285,00 EUR Gesamtbetrag: -1.785,00 EUR
Der bereits gezahlte Betrag von 1.785,00 EUR wird innerhalb von 14 Tagen auf das uns bekannte Konto zurückerstattet.
Mit freundlichen Grüßen [Dein Name]
Passe die Positionen exakt an die Originalrechnung an. Wenn nur ein Teil storniert wird, übernimmst du nur die betroffenen Zeilen.
Buchhaltung und Umsatzsteuer
Eine Stornorechnung wirkt sich direkt auf deine Umsatzsteuervoranmeldung aus. Wichtig zu wissen:
- Die Stornorechnung wird in dem Monat gebucht, in dem sie ausgestellt wird, nicht rückwirkend im Monat der Originalrechnung.
- Die negative Umsatzsteuer reduziert deine Umsatzsteuerschuld in der nächsten Voranmeldung.
- Bei Istversteuerung passiert die Korrektur erst, wenn die Rückerstattung tatsächlich geflossen ist.
- Bei Sollversteuerung zählt der Zeitpunkt der Stornorechnung.
Wenn du bereits eine falsche Rechnung in einer früheren Voranmeldung erfasst hast, korrigiert die Stornorechnung diesen Vorgang automatisch im aktuellen Zeitraum. Du musst also nicht die alte Voranmeldung ändern.
Häufige Fehler bei Stornorechnungen
- Originalrechnungsnummer wiederverwendet. Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden, auch bei Stornos.
- „Gutschrift" statt „Stornorechnung" geschrieben. Kann nach §14c UStG dazu führen, dass du die ausgewiesene Umsatzsteuer zusätzlich schuldest.
- Beträge vergessen, negativ zu zeichnen. Ohne Minuszeichen ist es keine Stornorechnung, sondern faktisch eine zweite Rechnung.
- Bezug zur Originalrechnung fehlt. Ohne Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer lässt sich die Korrektur nicht nachvollziehen.
- Falsches Ausstellungsdatum. Eine Rückdatierung ist nicht zulässig. Das Storno hat immer das aktuelle Datum.
- Nur stornieren, statt neu zu stellen. Wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde, braucht es nach dem Storno eine korrekte Rechnung.
Stornorechnungen mit einem Tool erstellen
Manuell eine Stornorechnung zu bauen ist fehleranfällig. Negative Beträge, korrekte Rechnungsnummer, Verweis aufs Original, korrekte Umsatzsteuer. An jeder Stelle kann sich ein Fehler einschleichen.
Ein Rechnungstool nimmt dir den Großteil davon ab:
- Originalrechnung wird per Klick storniert
- Neue Rechnungsnummer automatisch fortlaufend vergeben
- Alle Positionen mit korrekten negativen Beträgen übernommen
- Verweis auf die Originalrechnung automatisch gesetzt
- Buchhaltungsexport enthält den Storno als eigenen Vorgang
So bleibt weniger Raum für Fehler, und dein Zahlenwerk ist sauber, falls das Finanzamt nachfragt.
Mehr Grundlagen zu Pflichtangaben und Rechnungsformaten findest du im Leitfaden zum Rechnungen schreiben. Wenn du eine Vorlage für die korrigierte Rechnung brauchst, findest du sie im Beitrag Angebot und Rechnung: Vorlagen für Freelancer.
Du willst Rechnungen und Stornos ohne Stress erstellen? Teste revoBill, das einfache Rechnungstool für Freelancer und Selbstständige.