Aufbewahrungspflichten für Rechnungen: Wie lange musst du was aufheben?

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für Fragen zu deiner konkreten Situation wende dich bitte an einen Steuerberater.

Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre. Das gilt sowohl für die Rechnungen, die du selbst gestellt hast, als auch für alle Rechnungen, die du erhalten hast (§14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Steuerlich sind Rechnungen Buchungsbelege, und auch dafür nennt §147 Abs. 3 Satz 1 AO acht Jahre.

Wichtig, weil ein großer Teil des Internets hier noch veraltet ist: Bis Ende 2024 waren es zehn Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt, parallel in §147 Abs. 3 AO, §257 Abs. 4 HGB und §14b Abs. 1 UStG. Wenn eine Quelle heute noch pauschal „Rechnungen zehn Jahre" schreibt, ist sie schlicht nicht aktualisiert worden.

Die Verkürzung gilt nicht nur für neue Belege. Nach Art. 97 §19a Abs. 2 EGAO greift die Acht-Jahres-Frist für alle Unterlagen, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Praktisch heißt das: Zum 1. Januar 2025 sind zwei Jahrgänge auf einen Schlag frei geworden.

Wann beginnt die Frist?

Nicht am Rechnungsdatum, sondern am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§14b Abs. 1 Satz 3 UStG, allgemein §147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom 3. Februar 2018 und eine vom 28. Dezember 2018 haben also exakt dieselbe Frist.

Für Rechnungen aus den letzten Jahren sieht das so aus:

Ein verbreiteter Rechenfehler: Die acht Jahre werden auf das Rechnungsdatum addiert. Eine Rechnung vom 3. Februar 2018 wäre dann angeblich im Februar 2026 frei. Tatsächlich läuft ihre Frist noch bis zum 31. Dezember 2026.

Welche Unterlagen musst du wie lange aufbewahren?

Rechnungen sind nur ein Teil. §147 Abs. 3 AO kennt drei Fristen:

Zwei Punkte, die dabei oft untergehen:

• Bei den 10-Jahres-Unterlagen zählt das Jahr der Aufstellung, nicht das Jahr, um das es geht. Eine EÜR für 2016, die du 2017 erstellt hast, läuft bis zum 31. Dezember 2027.
• Lieferscheine sind ein Sonderfall. Ist ein Lieferschein kein Buchungsbeleg, endet seine Frist bereits mit dem Erhalt beziehungsweise dem Versand der zugehörigen Rechnung (§147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO). Steht auf dem Lieferschein allerdings etwas, das die Rechnung nicht enthält, wird er zum Beleg und fällt zurück in die acht Jahre.

Was darfst du Anfang 2027 löschen?

Weil alle Fristen zum Jahresende auslaufen, ist der 1. Januar der einzige Termin, an dem sich etwas ändert. Ab dem 1. Januar 2027 sind frei:

• Rechnungen und andere Buchungsbelege aus 2018 und früher
• Geschäftsbriefe und Verträge aus 2020 und früher
• Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, die 2016 oder früher aufgestellt wurden

Bevor du löschst, lies aber den nächsten Abschnitt. Er ist der Grund, warum „Frist abgelaufen" und „darf weg" nicht dasselbe sind.

Wann läuft die Frist trotzdem nicht ab?

Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§147 Abs. 3 Satz 5 AO). Diese Ablaufhemmung ist der Punkt, den fast jede Fristentabelle im Netz weglässt.

Relevant wird sie vor allem in diesen Fällen:

• Eine Betriebsprüfung läuft oder ist angekündigt. Dann bleibt alles, was den Prüfungszeitraum betrifft, aufbewahrungspflichtig, auch wenn die acht Jahre rechnerisch vorbei sind.
• Ein Steuerbescheid steht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung oder ist noch nicht bestandskräftig.
• Ein Einspruch oder ein Verfahren ist offen.
• Du hast eine Steuererklärung spät oder noch nicht abgegeben. Die Festsetzungsfrist beginnt dann später, und mit ihr verschiebt sich das Ende der Aufbewahrungspflicht nach hinten.

Die Faustregel: Löschen ist nur dann sicher, wenn die Frist abgelaufen ist und für die betroffenen Jahre nichts mehr offen ist.

Reicht es, Rechnungen auszudrucken?

Nein. Was digital entstanden ist, muss digital aufbewahrt werden. Eine PDF-Rechnung, die du per E-Mail bekommen hast, nur auszudrucken und abzuheften, erfüllt die Pflicht nicht. Dazu kommt §14b Abs. 1 Satz 2 UStG: Über den gesamten Zeitraum müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein (§14 Abs. 3 Satz 1 UStG).

Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original, nicht die PDF-Ansicht. Wie das technisch sauber läuft, steht im Beitrag zu GoBD-konformen Rechnungen.

Wo darfst du Rechnungen speichern?

Grundsätzlich im Inland. Bei elektronischer Aufbewahrung darfst du sie auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet ablegen, wenn eine vollständige Fernabfrage der Daten sowie deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet sind (§14b Abs. 2 Satz 2 UStG). Bewahrst du Rechnungen nicht im Inland auf, musst du dem Finanzamt den Aufbewahrungsort mitteilen (§14b Abs. 2 Satz 3 UStG).

Für die Praxis heißt das: Ein Cloud-Speicher mit Serverstandort in der EU ist unproblematisch. Bei Anbietern, die außerhalb der EU speichern, solltest du zumindest wissen, wo deine Daten liegen, und im Zweifel eine zweite, EU-seitige Ablage führen.

Gilt das auch für Kleinunternehmer?

Ja, vollständig. Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG befreit dich vom Ausweis der Umsatzsteuer, nicht von der Aufbewahrung. Du bist Unternehmer im Sinne des UStG, also gilt §14b Abs. 1 UStG unverändert: acht Jahre für ausgestellte und erhaltene Rechnungen.

Dasselbe gilt für die GoBD. Auch eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist eine Aufzeichnung im Sinne des §147 AO.

Müssen deine Kunden Rechnungen aufbewahren?

In einem Fall ja, und er betrifft dich direkt. Erbringst du eine steuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson, muss dieser Kunde die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren (§14b Abs. 1 Satz 5 UStG).

Dein Teil daran: In genau diesen Fällen gehört ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers auf die Rechnung. Das ist eine der zehn Pflichtangaben aus §14 Abs. 4 UStG, konkret Nummer 9, und sie fehlt in vielen Vorlagen. Betroffen sind zum Beispiel Handwerks-, Renovierungs-, Garten- oder Reinigungsleistungen an einem Gebäude oder Grundstück, aber auch Planungsleistungen dazu.

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?

Zunächst ein praktisches Problem: Bei einer Prüfung kann das Finanzamt digitalen Zugriff auf deine steuerrelevanten Daten verlangen (§147 Abs. 6 AO). Was nicht auffindbar ist, kannst du nicht vorlegen.

Die eigentliche Folge ist die Schätzung. Lässt sich die Buchführung nicht überprüfen, weil Belege fehlen, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§162 AO). Geschätzt wird nicht zu deinen Gunsten. Dazu kann eine Ordnungswidrigkeit wegen Steuergefährdung kommen. In der Praxis ist der Schaden fast immer die Schätzung, nicht das Bußgeld.

Und nach der Betriebsaufgabe?

Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Gewerbeabmeldung. Sie hängt an den Unterlagen, nicht am laufenden Betrieb, und läuft nach der Aufgabe ganz normal weiter. Wer seine Selbstständigkeit 2026 beendet, muss Rechnungen aus 2025 noch bis Ende 2033 aufbewahren.

Plane das mit ein, bevor du am letzten Tag den Cloud-Zugang kündigst. Ein vollständiger Export auf einen eigenen Datenträger plus ein zweites Backup ist der einfachste Weg.

Checkliste

1. Rechnungen acht Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres
2. EÜR und Jahresabschlüsse zehn Jahre, gerechnet ab dem Jahr der Aufstellung
3. Verträge und geschäftliche Korrespondenz sechs Jahre
4. Digital Empfangenes digital archivieren, nicht nur ausdrucken
5. Vor dem Löschen prüfen, ob für die Jahre noch etwas offen ist (Prüfung, Einspruch, Vorbehalt der Nachprüfung)
6. Speicherort kennen, bei Ablage außerhalb des Inlands das Finanzamt informieren
7. Bei Leistungen an Privatkunden rund um ein Grundstück den Hinweis nach §14 Abs. 4 Nr. 9 UStG auf die Rechnung setzen
8. Einmal jährlich, am besten im Januar, den abgelaufenen Jahrgang aussortieren

Weiterführende Themen

• Rechnungen richtig schreiben: Pflichtangaben, E-Rechnung und Nummernkreise im Überblick.
• GoBD-konforme Rechnungen: Unveränderbarkeit, Archivierung und Verfahrensdokumentation.
• Kleinunternehmerregelung §19 UStG: Was für Rechnungen ohne Umsatzsteuer gilt.
• Stornorechnung schreiben: Korrigieren, ohne die aufbewahrte Rechnung anzufassen.
• Automatisierte Rechnungsstellung: Archiv und Nummernkreis laufen nebenbei mit.
• Kostenlose Vorlagen: Rechnung, Angebot, Mahnung und Stornorechnung zum Herunterladen.

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