Mahnungen schreiben: Vorlage, Fristen und rechtliche Grundlagen

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für rechtliche Fragen zu deiner konkreten Situation wende dich bitte an einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.

Warum unbezahlte Rechnungen ein echtes Problem sind

Als Freelancer oder Kleinunternehmer triffst du unbezahlte Rechnungen besonders hart. Du hast die Arbeit geleistet, aber das Geld kommt nicht. Anders als große Unternehmen hast du keinen finanziellen Puffer, der das abfängt. Jeder offene Posten belastet deine Liquidität direkt.

Die gute Nachricht: Mit einem klaren Mahnprozess holst du den Großteil deiner Forderungen ein. Und je früher du reagierst, desto höher die Erfolgsquote.

Wann ist eine Rechnung fällig?

Bevor du mahnst, muss klar sein, wann dein Kunde überhaupt in Verzug gerät:

  • Zahlungsziel auf der Rechnung: Steht dort „zahlbar innerhalb von 14 Tagen", ist das dein Fälligkeitsdatum.
  • Kein Zahlungsziel angegeben: Nach §286 Abs. 3 BGB gerät dein Kunde spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn du in der Rechnung darauf hingewiesen hast.
  • Sofort fällig: Ohne andere Vereinbarung ist eine Rechnung grundsätzlich sofort fällig (§271 BGB). Der Verzug tritt aber erst nach Mahnung oder nach 30 Tagen ein.

Der Mahnprozess: Schritt für Schritt

Es gibt keine gesetzliche Pflicht, mehrere Mahnungen zu schreiben. Rechtlich reicht eine einzige Mahnung, um den Verzug auszulösen. In der Praxis hat sich aber ein dreistufiger Prozess bewährt:

1. Zahlungserinnerung (freundlich)

Schicke sie 1 bis 5 Tage nach Fälligkeit. Oft ist die Rechnung einfach untergegangen.

  • Ton: freundlich und sachlich
  • Verweise auf Rechnungsnummer, Datum und Betrag
  • Setze eine neue Frist (z. B. 7 Tage)
  • Kein Wort von Mahngebühren oder Konsequenzen

2. Erste Mahnung (bestimmt)

Wenn nach der Zahlungserinnerung nichts kommt, schickst du 7 bis 14 Tage später die erste Mahnung.

  • Ton: bestimmt, aber sachlich
  • Erneut Rechnungsnummer, Datum und Betrag
  • Neue Frist setzen (z. B. 10 Tage)
  • Hinweis auf mögliche weitere Schritte bei ausbleibender Zahlung

3. Letzte Mahnung (mit Konsequenzen)

Wenn weiterhin nicht gezahlt wird, folgt 7 bis 14 Tage später die letzte Mahnung.

  • Ton: deutlich und unmissverständlich
  • Letzte Frist setzen (z. B. 7 Tage)
  • Ankündigung, dass du bei Nichtzahlung ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt einschaltest
  • Optional: gerichtliches Mahnverfahren ankündigen

Was muss in eine Mahnung?

Damit deine Mahnung formal korrekt und wirksam ist, sollte sie folgende Angaben enthalten:

  • Dein Name und Anschrift (als Gläubiger)
  • Name und Anschrift des Kunden (als Schuldner)
  • Bezug zur Originalrechnung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum
  • Offener Betrag
  • Ursprüngliches Fälligkeitsdatum
  • Neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum
  • Bankverbindung (damit dein Kunde nicht suchen muss)
  • Mahnstufe (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, letzte Mahnung)
  • Konsequenzen bei Nichtzahlung (ab der 2. Mahnung)

Vorlage: Erste Mahnung

Hier ein Muster für die erste Mahnung, das du anpassen kannst:

Mahnung

Sehr geehrte/r [Name],

leider konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang für die folgende Rechnung feststellen:

  • Rechnungsnummer: [XXXX]
  • Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
  • Betrag: [X.XXX,XX EUR]
  • Fällig seit: [TT.MM.JJJJ]

Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis zum [neues Datum] auf das unten genannte Konto zu überweisen.

Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschneiden, betrachten Sie es als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen [Dein Name]

Passe den Ton an die Mahnstufe an. Bei der Zahlungserinnerung noch freundlicher, bei der letzten Mahnung deutlich konkreter mit Ankündigung der nächsten Schritte.

7 Tipps, um Zahlungsausfälle zu vermeiden

Besser als jede Mahnung ist es, wenn du gar nicht erst mahnen musst:

  1. Klare Zahlungsbedingungen auf jeder Rechnung. Schreibe das Fälligkeitsdatum direkt auf die Rechnung, nicht nur „zahlbar sofort".
  2. Rechnungen sofort stellen. Je schneller die Rechnung rausgeht, desto schneller kommt das Geld. Warte nicht bis Monatsende.
  3. Teilzahlungen bei großen Projekten. Vereinbare Abschlagszahlungen oder eine Anzahlung. So trägst du nicht das volle Risiko.
  4. Bonität prüfen bei Neukunden. Bei größeren Aufträgen lohnt sich eine kurze Recherche, bevor du anfängst.
  5. Angebote mit Zahlungsbedingungen. Kläre die Zahlungsmodalitäten schon im Angebot, nicht erst auf der Rechnung.
  6. Automatische Zahlungserinnerungen. Lass dein Rechnungstool dich erinnern, wenn eine Rechnung überfällig ist. Wie du diesen und andere Schritte automatisierst, zeigt der Leitfaden zur automatisierten Rechnungsstellung.
  7. Professionell auftreten. Saubere, vollständige Rechnungen werden schneller bezahlt als handgeschriebene PDFs.

Wann ein Inkassounternehmen oder Anwalt sinnvoll ist

Wenn auch die letzte Mahnung ohne Reaktion bleibt, hast du drei Optionen:

  • Inkassounternehmen beauftragen: Sinnvoll ab ca. 100 EUR Forderung. Das Inkassounternehmen übernimmt den gesamten Prozess. Die Kosten trägt im Erfolgsfall der Schuldner.
  • Rechtsanwalt einschalten: Oft wirkungsvoller als Inkasso, weil ein Anwaltsschreiben mehr Druck erzeugt. Sinnvoll bei höheren Beträgen.
  • Gerichtliches Mahnverfahren: Du kannst online über mahngerichte.de einen Mahnbescheid beantragen. Das geht auch ohne Anwalt und kostet je nach Forderungshöhe ab ca. 36 EUR.

Mahnungen mit einem Tool effizient verwalten

Manuell den Überblick über offene Rechnungen und Mahnfristen zu behalten, ist aufwendig und fehleranfällig. Ein Rechnungstool hilft dir:

  • Offene Rechnungen und Fälligkeiten auf einen Blick sehen
  • Zahlungseingänge direkt zuordnen
  • Zahlungsbedingungen und Fristen standardisieren
  • Professionelle Rechnungen erstellen, die vollständig und rechtskonform sind

Weiterführende Themen

Du willst deine Rechnungen und Zahlungsfristen im Griff behalten? Teste revoBill, das einfache Rechnungstool für Freelancer und Selbstständige.

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