Zahlungslink erstellen: So lässt du Rechnungen online bezahlen

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für Fragen zu deiner konkreten Situation wende dich bitte an einen Steuerberater.

Was ist ein Zahlungslink?

Ein Zahlungslink ist eine Internetadresse, die zu einer Bezahlseite mit festem Betrag führt. Dein Kunde klickt, wählt eine Zahlungsart wie Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder Apple Pay und bezahlt, ohne IBAN, Betrag und Verwendungszweck abzutippen. Das Geld landet bei deinem Zahlungsanbieter, der es an dein Bankkonto auszahlt.

Der Vorteil ist schlicht: Die Hürde zum Bezahlen sinkt auf einen Klick. Eine Überweisung setzt voraus, dass dein Kunde sein Banking öffnet und Daten überträgt. Ein Link nicht. Und wenn dein Rechnungsprogramm den Link erzeugt, musst du Zahlungseingänge nicht mehr von Hand deinen Rechnungen zuordnen.

Wie erstellst du einen Zahlungslink?

Es gibt zwei Wege. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie viel Handarbeit danach übrig bleibt.

1. Direkt beim Zahlungsanbieter. Stripe (mit Payment Links), PayPal und SumUp bieten Zahlungslinks an, die du im Dashboard oder in der App für einen beliebigen Betrag erzeugst. Das ist schnell eingerichtet und reicht für Einzelfälle, etwa eine Anzahlung. Der Haken: Der Link weiß nichts von deiner Rechnung. Du schreibst die Rechnung separat, kopierst den Link hinein und gleichst später selbst ab, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört.

2. Aus deinem Rechnungsprogramm. Hier entsteht der Link automatisch mit jeder Rechnung, mit dem richtigen Betrag. Zahlt der Kunde, weiß das Programm, welche Rechnung erledigt ist.

So funktioniert das in revoBill:

1. Du verbindest einmal dein eigenes Stripe-Konto. Das Geld geht auf dein Stripe-Konto, nicht über revoBill.
2. Im Stripe-Dashboard legst du fest, welche Zahlungsarten deine Kunden sehen, zum Beispiel Karte, SEPA-Lastschrift oder Apple Pay.
3. Jede Rechnung, die du per E-Mail verschickst, enthält einen Bezahlen-Button. Die PDF-Rechnung trägt zusätzlich einen anklickbaren Zahlungslink.
4. Bezahlt dein Kunde über Stripe, setzt revoBill die Rechnung automatisch auf „Bezahlt".

revoBill selbst berechnet dafür nichts. Es fallen nur die Transaktionsgebühren an, die Stripe direkt mit dir abrechnet.

Ersetzt ein Zahlungslink die Rechnung?

Nein. Eine Bezahlseite zeigt einen Betrag und einen Empfänger, aber in der Regel nicht die Pflichtangaben aus §14 Abs. 4 UStG, etwa die fortlaufende Rechnungsnummer, deine Steuernummer, den Leistungszeitraum und die ausgewiesene Umsatzsteuer. Für Leistungen an andere Unternehmen bist du nach §14 Abs. 2 UStG verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Ein bezahlter Link ändert daran nichts.

Das gilt auch für Anzahlungen, und genau dafür werden Links aus dem Dashboard am häufigsten genutzt. Vereinnahmst du Geld für eine Leistung, die du noch nicht erbracht hast, gelten die Rechnungsregeln nach §14 Abs. 5 UStG sinngemäß. In der Endrechnung ziehst du die angezahlten Beträge und die darauf entfallende Steuer wieder ab.

Der Link gehört deshalb an die Rechnung, nicht an ihre Stelle. Welche Angaben auf jede Rechnung gehören, steht im Leitfaden zum Rechnungen schreiben. Als Kleinunternehmer brauchst du zusätzlich den Hinweis auf die Steuerbefreiung, mehr dazu im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Was kostet ein Zahlungslink?

Das Erstellen kostet nichts. Kosten entstehen erst, wenn jemand bezahlt, und sie hängen stark von der Zahlungsart ab. Die Standardpreise von Stripe für Deutschland, Stand September 2026, am Beispiel einer Rechnung über 1.190 EUR (1.000 EUR netto plus 19 Prozent Umsatzsteuer):

Ist eine Währungsumrechnung nötig, kommen 2 Prozent dazu. Einrichtungs- oder Monatsgebühren erhebt Stripe nach eigener Aussage nicht.

Das Beispiel zeigt, worauf es ankommt: Bei 1.190 EUR kostet die günstigste Kartenzahlung gut fünfzigmal so viel wie die Lastschrift, denn die Kartengebühr wächst mit dem Betrag, die Lastschriftgebühr bleibt fix. Für kleine Beträge an Privatkunden ist die Karte bequem und der Aufpreis überschaubar. Für große Rechnungen an Geschäftskunden lohnt es sich, SEPA-Lastschrift im Stripe-Dashboard zu aktivieren. Eine Grenze gibt es dabei: Stripe begrenzt eine einzelne SEPA-Lastschrift auf 10.000 EUR.

Darfst du die Gebühr an deinen Kunden weitergeben?

Meistens nicht. §270a BGB erklärt eine Vereinbarung für unwirksam, „durch die der Schuldner verpflichtet wird, ein Entgelt für die Nutzung einer SEPA-Basislastschrift, einer SEPA-Firmenlastschrift, einer SEPA-Überweisung oder einer Zahlungskarte zu entrichten". Für Karten gilt das Verbot nach Satz 2 nur bei Zahlungen von Verbrauchern mit Karten, die unter Kapitel II der EU-Interbankenentgeltverordnung fallen, also etwa den üblichen Debit- und Kreditkarten von Visa und Mastercard.

Übersetzt heißt das:

• Privatkunden, Kartenzahlung: kein Aufschlag.
• Alle Kunden, SEPA-Lastschrift oder Überweisung: kein Aufschlag, auch nicht im B2B-Geschäft.
• Geschäftskunden, Kartenzahlung: Hier greift §270a BGB nicht.

Dass die Zahlung technisch über Stripe läuft, ändert daran nichts. Dein Kunde zahlt trotzdem mit Karte oder per Lastschrift.

Aber PayPal-Aufschläge sind doch erlaubt?

Der BGH hat 2021 entschieden, dass ein Entgelt für die Zahlung mit PayPal oder Sofortüberweisung nicht gegen §270a BGB verstößt, weil es für die Leistung eines zwischengeschalteten Dienstleisters verlangt wird und nicht für die Überweisung oder Karte selbst (Urteil vom 25.03.2021, I ZR 203/19). Bei einem Zahlungslink hilft dir das nicht weiter: Zahlt dein Kunde auf der Bezahlseite mit Karte oder per Lastschrift, nutzt er genau die Zahlungsmittel, die §270a BGB nennt.

Der pragmatische Weg: Behandle die Gebühren wie Kontoführungsgebühren und kalkuliere sie in deine Preise ein.

Worauf musst du bei SEPA-Lastschrift achten?

Die Lastschrift ist die günstigste Option, aber sie hat zwei Eigenheiten, die du kennen solltest, bevor du sie Neukunden anbietest.

Sie ist langsam. Stripe empfiehlt, mindestens sechs Werktage zu warten, bevor du eine SEPA-Lastschrift als erfolgreich betrachtest. In dieser Zeit kann die Bank deines Kunden sie noch ablehnen, etwa mangels Deckung.

Sie ist lange umkehrbar. Bei SEPA-Lastschriften kann dein Kunde nach §675x Abs. 2 und 4 BGB innerhalb von acht Wochen ab der Belastung eine Erstattung verlangen, ohne Gründe zu nennen. Stripe erkennt solche Anfechtungen laut eigener Dokumentation automatisch an, ein Widerspruch ist nicht möglich, und zusätzlich fällt eine Anfechtungsgebühr an. War die Lastschrift gar nicht autorisiert, bleiben dem Kunden sogar bis zu 13 Monate.

Das heißt nicht, dass das Geld verloren ist. Die Forderung besteht weiter, und du kannst sie wie jede offene Rechnung geltend machen, im Zweifel mit einer Mahnung und Verzugszinsen. Aber bei einer Lastschrift ist „bezahlt" erst nach acht Wochen endgültig. Wer bei einer großen Rechnung an einen Neukunden sicher gehen will, lässt sie per Überweisung bezahlen. Die kann dein Kunde nicht einseitig zurückholen.

Wie buchst du Zahlungen über einen Zahlungslink?

Stripe zieht seine Gebühr direkt ab und zahlt dir den Rest aus, oft mehrere Zahlungen gesammelt in einer Überweisung. Auf deinem Kontoauszug steht deshalb weder der Rechnungsbetrag noch eine einzelne Rechnung. Für die Buchhaltung heißt das:

• Umsatz brutto erfassen. Die Umsatzsteuer schuldest du auf den vollen Rechnungsbetrag. Entgelt ist nach §10 Abs. 1 UStG alles, was du von deinem Kunden für die Leistung erhältst, abzüglich der Umsatzsteuer. Dein Kunde zahlt den vollen Betrag. Die Gebühr ist ein Preis, den du an Stripe zahlst.
• Gebühren als Betriebsausgabe. Die Stripe-Gebühren gehören als Ausgabe in deine Buchhaltung, nicht als Minderung des Umsatzes.
• Auszahlungen aufschlüsseln. Im Stripe-Dashboard kannst du jede Auszahlung in die enthaltenen Zahlungen und Gebühren zerlegen. Das ist der Beleg, der die Lücke zwischen Rechnung und Kontoauszug schließt.
• Belege aufbewahren. Gebührenabrechnungen und Auszahlungsberichte sind Buchungsbelege und unterliegen derselben Frist von acht Jahren wie deine Rechnungen. Mehr dazu im Beitrag zu den Aufbewahrungspflichten.

Wenn revoBill die Rechnung nach der Zahlung auf „Bezahlt" setzt, weißt du bereits, welche Rechnungen erledigt sind. Die Auszahlung auf deinem Bankkonto ordnest du dann nur noch der Stripe-Sammelzahlung zu, nicht jeder einzelnen Rechnung.

Wie wirkt dein Zahlungslink nicht wie Phishing?

E-Mails mit Link, die zur Zahlung auffordern, sind ein klassisches Betrugsmuster. Vorsichtige Kunden klicken deshalb nicht. Ein paar Dinge senken die Hürde:

• Kündige es an. Schreib schon ins Angebot, dass Rechnungen online bezahlt werden können. Dann ist der Button in der Rechnungsmail keine Überraschung.
• Nenne Rechnungsnummer und Betrag in der E-Mail. So kann dein Kunde prüfen, dass Link und Rechnung zusammengehören.
• Wähle eine erkennbare Zahlungsbeschreibung. In Stripe legst du fest, welcher Name auf der Abrechnung deines Kunden erscheint. Stripe empfiehlt selbst, sie erkennbar zu halten, um Anfechtungen zu vermeiden.
• Lass die Bankverbindung auf der Rechnung. Die IBAN ist keine Pflichtangabe, aber manche Buchhaltungen zahlen grundsätzlich per Überweisung. Wer dem Link nicht traut, hat so eine Alternative.

Was ändert die E-Rechnung am Zahlungslink?

Wenig. Ab 2027 müssen die ersten Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle außer Kleinunternehmern. Rechtlich ist dann der strukturierte Datensatz die Rechnung, nicht die E-Mail, mit der er verschickt wird. Der Zahlungslink ist kein Bestandteil der Rechnung, sondern ein Angebot, wie dein Kunde bezahlen kann. Er kann weiter in dieser E-Mail stehen.

Die Reihenfolge bleibt dieselbe wie heute: erst die korrekte Rechnung, dann der Link. Wann die Pflicht für dich gilt, steht im Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Häufige Fehler

• Den Link statt einer Rechnung schicken. Eine Bezahlseite ersetzt keine Pflichtangabe, auch nicht bei einer Anzahlung.
• Kartengebühren auf Privatkunden aufschlagen. Nach §270a BGB unwirksam.
• Nur die Auszahlung buchen. Die Umsatzsteuer richtet sich nach dem Rechnungsbetrag, nicht nach dem, was Stripe überweist.
• Eine Lastschrift für endgültig halten. Acht Wochen lang kann dein Kunde sie ohne Begründung zurückholen.
• Große Rechnungen nur per Karte anbieten. Bei 1.190 EUR kostet das rund 18 EUR statt 0,35 EUR.
• Die Bankverbindung von der Rechnung streichen. Kunden, die nur überweisen, stehen dann vor einer unnötigen Hürde.

Weiterführende Themen

• Rechnungen richtig schreiben: Pflichtangaben, Nummernkreise und Zahlungsbedingungen.
• Mahnungen schreiben: Was du tust, wenn trotz Link nicht gezahlt wird.
• Verzugszinsen-Rechner: Verzugszinsen und 40 EUR Pauschale taggenau berechnen.
• Automatisierte Rechnungsstellung: Wiederkehrende Rechnungen und Erinnerungen automatisch versenden.
• Aufbewahrungspflichten für Rechnungen: Wie lange du Rechnungen und Belege aufheben musst.
• E-Rechnungspflicht 2027: Ab wann du E-Rechnungen ausstellen musst.
• Kleinunternehmerregelung §19 UStG: Was auf deine Rechnung muss, wenn du keine Umsatzsteuer ausweist.
• Kostenlose Vorlagen: Rechnung, Angebot, Mahnung und Stornorechnung zum Herunterladen.

Deine Kunden sollen direkt aus der Rechnung bezahlen können, ohne dass dein Rechnungsprogramm mitverdient? Teste revoBill, das kostenlose Rechnungsprogramm mit Stripe-Anbindung für Freelancer und Kleinunternehmer.