Angebot schreiben: Vorlage und Muster für Freelancer und Kleinunternehmer

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für rechtliche Fragen zu deiner konkreten Situation wende dich bitte an einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.

Warum gute Vorlagen Zeit sparen

Als Freelancer oder Solopreneur schreibst du ständig Angebote und Rechnungen. Wer jedes Mal bei Null anfängt, verliert Zeit und übersieht Pflichtangaben. Eine saubere Vorlage hilft dir, in Minuten ein vollständiges Dokument rauszuschicken, das professionell wirkt und rechtssicher ist.

Dieser Beitrag gibt dir zwei Vorlagen, die du direkt übernehmen und anpassen kannst: eine für Angebote, eine für Rechnungen. Plus eine Variante für Kleinunternehmer nach §19 UStG.

Was muss in ein Angebot?

Ein Angebot ist rechtlich noch keine Rechnung, aber es bildet die Grundlage für eure Vereinbarung. Damit es im Streitfall trägt und für deinen Kunden klar ist, sollten folgende Angaben drinstehen:

Dein Name und Anschrift mit Steuernummer und Kontaktdaten
Name und Anschrift des Kunden
Angebotsnummer und Datum
Bezeichnung der Leistung mit klarer Beschreibung
Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis
Umsatzsteuer oder Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
Gültigkeit des Angebots (z. B. 14 oder 30 Tage)
Zahlungsbedingungen
Liefer- oder Leistungszeitraum

Optional, aber hilfreich: Hinweise zu Annahmebedingungen, Stornoregelungen und enthaltenen bzw. nicht enthaltenen Leistungen.

Vorlage: Angebot

Angebot Nr. [AN-2026-001]

[Dein Name / Firma] [Straße, PLZ Ort] [E-Mail, Telefon] Steuernummer: [XX/XXX/XXXXX]

An: [Kundenname] [Straße, PLZ Ort]

Datum: [TT.MM.JJJJ] Gültig bis: [TT.MM.JJJJ]

Sehr geehrte/r [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne unterbreite ich Ihnen folgendes Angebot:

Pos. 1: [Leistungsbeschreibung], [Menge] x [Einzelpreis] = [Gesamt] Pos. 2: [Leistungsbeschreibung], [Menge] x [Einzelpreis] = [Gesamt]

Nettosumme: [X,XX EUR] Umsatzsteuer (19 %): [X,XX EUR] Gesamtbetrag: [X,XX EUR]

Leistungszeitraum: [Zeitraum oder Termin] Zahlungsbedingungen: Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung.

Dieses Angebot gilt bis zum [Datum]. Bei Annahme bitte ich um eine kurze schriftliche Bestätigung per E-Mail.

Bei Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen [Dein Name]

Pass die Positionen, die Beträge und den Steuersatz an deinen Fall an. Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, lässt du die Umsatzsteuerzeile weg und ergänzt den Hinweis nach §19 UStG (siehe unten).

Was muss auf eine Rechnung?

Sobald der Auftrag angenommen ist und du geleistet hast, schreibst du die Rechnung. Die Pflichtangaben nach §14 UStG sind klar geregelt:

Vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Kunden
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
Rechnungsdatum
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Menge und Art der Leistung oder Lieferung
Leistungs- oder Lieferdatum
Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
Zahlungsbedingungen (empfohlen)
Bankverbindung (empfohlen)

Bei Rechnungen unter 250 EUR (Kleinbetragsrechnung) gelten erleichterte Anforderungen. Für die meisten Freelancer-Aufträge ist die vollständige Form aber sinnvoll.

Vorlage: Rechnung

Rechnung Nr. [RE-2026-001]

[Dein Name / Firma] [Straße, PLZ Ort] [E-Mail, Telefon] Steuernummer: [XX/XXX/XXXXX]

An: [Kundenname] [Straße, PLZ Ort]

Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ] Leistungsdatum: [TT.MM.JJJJ oder Zeitraum]

Sehr geehrte/r [Name],

vielen Dank für Ihr Vertrauen. Für die erbrachten Leistungen stelle ich Ihnen folgenden Betrag in Rechnung:

Pos. 1: [Leistungsbeschreibung], [Menge] x [Einzelpreis] = [Gesamt] Pos. 2: [Leistungsbeschreibung], [Menge] x [Einzelpreis] = [Gesamt]

Nettosumme: [X,XX EUR] Umsatzsteuer (19 %): [X,XX EUR] Gesamtbetrag: [X,XX EUR]

Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag bis zum [TT.MM.JJJJ] auf folgendes Konto:

Kontoinhaber: [Dein Name] IBAN: [DE XX XXXX XXXX XXXX XXXX XX] BIC: [XXXXXXXX]

Mit freundlichen Grüßen [Dein Name]

Vorlage: Rechnung für Kleinunternehmer (§19 UStG)

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist du keine Umsatzsteuer aus. Statt der Steuerzeilen ergänzt du den Hinweis nach §19 UStG:

Rechnung Nr. [RE-2026-001]

[Wie oben, mit deinen Stamm- und Kundendaten]

Pos. 1: [Leistungsbeschreibung], [Menge] x [Einzelpreis] = [Gesamt]

Gesamtbetrag: [X,XX EUR]

Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung).

Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag bis zum [TT.MM.JJJJ] auf folgendes Konto: [Bankdaten].

Mehr Details zu den Sonderregeln findest du im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Tipps für den Einsatz der Vorlagen

Nummerierung systematisch wählen. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist Pflicht. Bei Angeboten ist sie freiwillig, hilft dir aber, den Überblick zu behalten. Format z. B. AN-2026-001 und RE-2026-001.
Ein Dokument, ein Zweck. Mische Angebot und Rechnung nicht in derselben Datei. Aus dem Angebot wird später die Rechnung, aber jedes Dokument bleibt für sich.
Klare Leistungsbeschreibung. „Beratung" reicht nicht. Schreibe so konkret wie möglich, was du geliefert hast (z. B. „Konzeption Landingpage, 8 Stunden").
Realistische Zahlungsfristen. 14 Tage sind Standard. Bei großen Beträgen oder Konzernkunden plane lieber 30 Tage ein.
Frühzeitig stellen. Schicke die Rechnung sofort nach Abschluss raus, nicht am Monatsende. Je früher die Rechnung beim Kunden ist, desto schneller kommt das Geld.
Vorlagen versionieren. Wenn sich Steuersatz, Adresse oder AGB ändern, aktualisiere die Vorlage zentral. Sonst schleichen sich Fehler ein.
Backup deiner Rechnungen. Du bist gesetzlich verpflichtet, Rechnungen 8 Jahre aufzubewahren (§147 AO, seit 2025 verkürzt von 10 Jahren). Mindestens als PDF, besser auch in einem Tool, das dir den Überblick erleichtert.

Vorlagen automatisieren statt jedes Mal kopieren

Vorlagen aus dem Internet sind ein guter Start. Aber sie haben Nachteile:

Du musst Nummern, Daten und Beträge jedes Mal manuell pflegen.
Fehler bei den Pflichtangaben fallen erst auf, wenn der Kunde nachfragt oder das Finanzamt prüft.
Es gibt keine zentrale Übersicht über offene Beträge und Zahlungseingänge.

Ein einfaches Rechnungstool macht aus jeder Vorlage einen geführten Prozess. Du wählst deinen Kunden aus, fügst die Positionen ein, und das Tool kümmert sich um Nummerierung, Steuerberechnung und PDF-Generierung. Außerdem siehst du auf einen Blick, welche Rechnungen offen sind und welche bezahlt wurden.

Weiterführende Themen

Angebote erstellen, die überzeugen: Strategie, Aufbau und Nachfassen für bessere Angebotsquoten.
Rechnungen richtig schreiben: Pflichtangaben und häufige Fehler im Detail.
Mahnungen schreiben: Vorlage und Prozess, falls eine Rechnung offen bleibt.

Du willst Angebote und Rechnungen schneller verschicken, ohne jedes Mal eine Word-Vorlage anzupassen? Teste revoBill, das einfache Rechnungsprogramm für Freelancer und Kleinunternehmer.